Hinweisgebersystem

Fehlverhalten und Gesetzesverstöße jeglicher Art müssen frühzeitig erkannt werden, um mögliche Schäden für das Unternehmen, unsere Mitarbeiter oder Geschäftspartner sowie sonstige Betroffene abwenden und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Daher möchten wir allen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und auch Dritten die Möglichkeit geben, Hinweise zu potentiellen Verstößen gegen Rechtsvorschriften oder interne Richtlinien ohne Angst vor Benachteiligungen und negative Konsequenzen an uns zu melden.

Gleichzeitig werden damit die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) erfüllt.

Das Hinweisgebersystem dient der Meldung jeglicher Verstöße gegen geltendes nationales oder EU‐Recht, insbesondere bei straf‐ oder bußgeldbewehrten Vergehen. Darüber hinaus können auch Hinweise zu Umwelt‐ und Menschenrechtsrisiken innerhalb unserer Organisation oder entlang unserer Lieferkette gemeldet werden.

Falls Sie glauben rechtswidriges Verhalten beobachtet zu haben oder selbst davon betroffen sind, können Sie uns Ihre Bedenken über unsere interne Meldestelle mitteilen.

Wenn es sich bei Ihrem Anliegen dagegen um Fragen zu Ihrem Abonnement, einer Reklamation oder einer Unzufriedenheit mit unseren Leistungen handelt, dann ist unser Service‐Center unter aboservice@pnp.de Ihr richtiger Ansprechpartner.

Alle eingehenden Hinweise werden mit höchster Sorgfalt und unter größtmöglicher Diskretion bearbeitet.

Zunächst erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung. Die interne Meldestelle tritt mit Ihnen ausschließlich über das sichere Meldeportal in Kontakt. Über die Zugangsdaten (eine 16-stellige Kennnummer und ein frei wählbares Passwort), die Sie bei der Abgabe Ihrer Meldung erhalten bzw. festlegen, können Sie sich jederzeit im Meldeportal anmelden und den Status Ihrer Meldung einsehen. So ist eine Kommunikation auch bei anonymer Hinweisabgabe möglich.

In einer ersten Beurteilung prüft die interne Meldestelle ob der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (§§ 1 und 2 HinSchG) eröffnet ist oder ob gegebenenfalls anderweitige Maßnahmen zu ergreifen sind.

Möglicherweise benötigen wir zu Aufklärung des Sachverhalts weitere Informationen von Ihnen, prüfen Sie daher bitte regelmäßig über den Zugang zum Meldeportal ob Sie neue Nachrichten von uns erhalten haben. Wenn Sie bei der Hinweisabgabe eine E-Mail-Adresse angeben, können Sie über den Eingang neuer Mitteilungen im Meldeportal auch per E-Mail benachrichtigt werden.

Im nächsten Schritt prüft die interne Meldestelle, ob der vorgetragene Sachverhalt stichhaltig ist. Wenn keine objektiven Gründe vorliegen, die Zweifel an der Glaubwürdigkeit der vorgetragenen Fakten oder des Hinweisgebers ergeben, wird dem Hinweis weiter nachgegangen und entsprechende Folgemaßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts werden eingeleitet.

Über den Stand des Prozesses bzw. die Ergebnisse der Ermittlungen werden Sie – soweit dies rechtlich zulässig ist – innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Eingangsbestätigung über das Meldeportal informiert.

Über den gesamten Melde‐ und Untersuchungsprozess hinweg werden Ihre Angaben streng vertraulich behandelt. Gemäß dem Need‐to‐know‐Prinzip werden sämtliche Informationen, insbesondere personenbezogene Daten, nur von den für die Bearbeitung des Sachverhalts zuständigen Personen verarbeitet und nur bei absoluter Notwendigkeit an Dritte weitergegeben, welche in diesem Fall wiederum selbst zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

Aus einem in bester Absicht abgegebenen Hinweis haben Hinweisgeber keine Benachteiligungen oder Konsequenzen zu befürchten. Für Ihre Mithilfe zur Aufdeckung rechtswidriger Verhaltensweisen oder umwelt‐ und menschenrechtsbezogener Risiken sind wir Ihnen dankbar und wir wollen Sie dazu ermutigen uns Ihre Bedenken mitzuteilen.

Allerdings weisen wir Sie darauf hin, dass bei verleumderischen und bewusst unwahren Meldungen und Anschuldigungen kein Schutz vor Konsequenzen besteht.

Gemäß § 38 HinSchG sind hinweisgebende Personen verpflichtet jeglichen Schaden, der aus einer vorsätzlich falschen oder grob fahrlässigen Meldung entstanden ist, zu ersetzen.

Selbstverständlich werden nicht nur Hinweisgeber vor Benachteiligungen geschützt, sondern gem. §1 Abs. 2 HinSchG auch sämtliche Personen, die Gegenstand einer Meldung oder anderweitig von einer Meldung betroffen sind.

Alle Informationen, insbesondere personenbezogene Daten, werden streng vertraulich behandelt. Für beschuldigte Personen gilt darüber hinaus solange die Unschuldsvermutung bis das Gegenteil bewiesen wird, sodass auch hier keine Benachteiligungen zu befürchten sind.

Über unser Meldeportal können Sie Hinweise in schriftlicher Form oder per Sprachnachricht abgeben. Es steht Ihnen frei, Ihre Identität preiszugeben oder anonym zu bleiben. Auf Wunsch können Sie auch ein persönliches Treffen mit unseren Meldestellenbeauftragten vereinbaren.

Nach dem Lesen und Bestätigen des Sicherheitshinweises können sie zunächst einen Schwerpunkt für Ihre Meldung auswählen.

Im nächsten Schritt beschreiben Sie ihren Hinweis. Bitte stellen Sie uns dabei alle Informationen, die Ihnen vorliegen, so ausführlich wie möglich zur Verfügung. Sofern sie Dokumente, Bilder oder weitere Dateien haben, die Ihren Hinweis untermauern, können Sie diese im Meldeportal als Anhang zu Ihrer Meldung hochladen.

Bevor Sie Ihre Meldung absenden müssen Sie ein Passwort festlegen, dieses können Sie frei wählen. Mit diesem Passwort und der 16‐stelligen Kennnummer, die Sie im Anschluss erhalten, können Sie sich auf der Startseite des Meldeportals jederzeit einloggen und den Status Ihrer Meldung sowie Nachrichten von der Meldestelle einsehen. Bewahren Sie das Passwort und die Kennnummer daher sorgfältig auf, damit wir Sie bei Rückfragen kontaktieren und Ihnen Mitteilungen senden können.

Laut Gesetz haben Sie auch die Möglichkeit einen begründeten Verdacht auf Rechtsverstöße an externe Meldestellen des Bundes bzw. an die jeweils zuständige Behörde zu melden.

Ihr Hinweis geht ausschließlich bei den mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen ein. Die Personen, die bei der Mediengruppe Bayern für die Bearbeitung der Hinweise zuständig sind, können einen Fachkundenachweis nach § 15 Abs. 2 HinSchG vorweisen, handeln bei Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig und sind zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet. Zudem erhalten Sie weder von der Unternehmensleitung noch vom Betriebsrat Anweisungen bezüglich der Führung eines Verfahrens oder zu dessen Beendigung.

Innerhalb von drei Monaten informieren wir Sie über den Stand des Prozesses und das Gesamtergebnis, soweit uns dies rechtlich erlaubt ist. Bewahren Sie daher die individuelle 16‐sellige Kennnummer und Ihr persönliches Passwort, welche Sie bei der Hinweisabgabe erhalten bzw. festlegen, sorgfältig auf um unser Feedback im Meldeportal abrufen zu können. Bei Angabe einer E-Mail-Adresse können Sie sich auch per E-Mail über den Eingang neuer Mitteilungen im Meldeportal benachrichtigen lassen.

Ohne die Kennnummer oder das Passwort können Sie sich nicht mehr im Meldeportal einloggen um den Status Ihrer Meldung und Nachrichten der Meldestelle abzurufen. Bewahren Sei beides daher sorgfältig auf und prüfen Sie regelmäßig ob Sie neue Nachrichten erhalten haben. Da es sich um ein von Ihnen frei gewähltes Passwort handelt, das niemandem sonst bekannt ist, kann dieses Passwort nicht zurückgesetzt werden.

Sollten Sie Ihre Zugangsdaten verloren haben, haben Sie aber die Möglichkeit eine neue Meldung zu erstellen.